Procesmodel als kapstok

Procesmodel als kapstok

Vorige week mochten wij een presentatie verzorgen over het nut van een ISO certificeerbaar kwaliteitssysteem bij een klein organisatie-adviesbureau. De organisatie wil om 2 redenen werken aan een kwaliteitssysteem: klanten vragen er om (met name bij aanbestedingen) en de organisatie wil gaan groeien. Deze groei brengt met zich mee dat er meer afspraken gemaakt moeten worden.

De organisatie was voortvarend aan de slag gegaan om aan de hand van de norm het één en ander vast te leggen. Directie en adviseurs hadden ieder een deel van de interne processen en procedures beschreven. De kwaliteit van de stukken was goed maar.. de kapstok ontbrak!

Omdat er geen overkoepelend procesmodel was vastgelegd, waren onderlinge relaties tussen de teksten niet duidelijk. Daardoor waren een aantal processtappen dubbel (maar nét afwijkend van elkaar) vastgelegd en was het onmogelijk om vast te stellen in welke mate voldaan werd aan de norm. Ons advies was dan ook: begin bij het begin! Creëer met elkaar een beeld van de processen in hun samenhang en gebruik dat beeld als kapstok voor het kwaliteitssysteem. Daarmee wordt het vastleggen van noodzakelijke documentatie een stuk eenvoudiger!