Wat is nu eigenlijk precies kwaliteitsmanagement? En is dat belangrijk in projecten? Wij hebben onze adviseurs, Jacqueline en Sjors, een aantal vragen gesteld over hun ervaringen m.b.t. kwaliteitsmanagement in projecten:

Kwaliteitsmanagement in projecten
Onze adviseurs vinden kwaliteitsmanagement in projecten belangrijk. Sjors: “Elk project is uniek en een project krijgt pas gestalte na een verkenningstraject waarin haalbaarheid, rendabiliteit e.d. worden onderzocht en beoordeeld. Vanuit daar vinden vaak wijzigingen plaats ten op zichtte van de initiële plannen. Geredeneerd vanuit de PDCA-cirkel is dit het onderdeel “Plan” in de cirkel. Als de basis gelegd is kan er pas invulling worden gegeven aan het realiseren van de opdracht. Het doel kan gaandeweg de realisatie aangepast worden door de meest uiteenlopende zaken.”
Jacqueline zegt hierover “een project heeft een hele heldere afbakening: een project moet een resultaat of scope realiseren binnen de afgesproken tijd en voor het afgesproken budget. Op een project komen altijd bedreigingen af in de vorm van risico’s. Als een project nu de belangrijkste processen goed beheerst en de kwaliteit daarvan borgt, kunnen risico’s gesignaleerd en beheerst worden. Projectkwaliteitsmanagement geeft de projectmanager zekerheid over de kans dat het afgesproken resultaat tijdig en binnen budget opgeleverd wordt”.

Op de vraag “waarom denk jij dat kwaliteitsmanagement belangrijk is in projecten?” zegt Sjors: “Uiteindelijk komt het neer op afspraak = afspraak. Hoe meer focus op de inhoud van de afspraak, des te groter de kans dat de opdrachtgever deze afspraak als “nagekomen” beschouwt en er dus is er sprake van een tevreden klant. En kwaliteitsmanagement helpt daarbij door focus te houden op aantoonbaar nakomen van afspraken”.

Gevolgen
Natuurlijk zijn er projecten die weinig tijd en capaciteit besteden aan kwaliteitsmanagement. Gevolgen daarvan kunnen heel vervelend zijn voor zowel het projectteam als de opdrachtgever. Een voorbeeld dat Jacqueline aanhaalt is het beheer van projectdocumentatie: als daar geen goede afspraken over zijn wordt het moeilijk om aan te tonen dat aan alle klanteisen voldaan is. Projecten die kwaliteitsmanagement wél goed regelen, verlopen soepeler; iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt en met een interne audit wordt soms even getoetst of alles nog conform afspraak gaat. Zo wordt het makkelijker om aan de klant of opdrachtgever aan te tonen dat het project beheerst verloopt.

Hoe zorg je nu voor kwaliteitsmanagement in projecten?
Sjors haalt een Oud Hollands gezegde aan: een goed begin is het halve werk. Een goed begin in een project is daarom het helder hebben van de scope; het “wat”. Dat is de basis die eerst stabiel moet zijn. Vervolgens kan er invulling gegeven worden aan de manier waarop deze opdracht vervuld wordt.  Een Work Breakdown Structure helpt om op hoog niveau overzicht te houden. De uitwerking in werkpakketten maakt het vervolgens makkelijker om nauwkeurig de impact van wijzigingen te bepalen.

Als eerste dus:
1. Bepaal een heldere scope
2. Maak een plan om die scope te bereiken
3. Voer het plan uit
4. Stel periodiek de vraag: “Zijn wij invulling aan het geven aan het bereiken van de scope zoals we dat gepland hebben?” En als het antwoord daarop ‘nee’is:
5. Stel de vraag: “Wat kunnen we veranderen zodat we toch efficiënt mogelijk de scope vervaardigen?”

Toe aan kwaliteitsmanagement binnen uw project?
Onze advies: Zorg ervoor dat u vroegtijdig in uw project nadenkt over de wijze waarop u kwaliteitsmanagement inricht, dan rolt u vanzelf naar uw doel.