Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt een organisatie bepaalde doelen te behalen. Maar alleen het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem is niet genoeg. Hoe zorg je er nu voor dat deze op de juiste wijze geïmplementeerd wordt? Vandaag geven wij een aantal tips.

Het doel
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een managementtool. Het helpt het management van de organisatie bij het beheersen van de risico’s zoals fouten, afnemende winstmarges etc. Dit leidt uiteindelijk tot een gestructureerde manier van continu verbeteren binnen een bedrijf.

De meeste voorkomende fouten
Een niet degelijk geïmplementeerd KMS voegt feitelijk weinig toe aan het streven naar klanttevredenheid en continu verbeteren. De meest voorkomende fouten binnen het implementatieproces zijn:

–          Er is onvoldoende tot geen commitment vanuit het management/directie. Hierdoor krijgt het KMS te weinig aandacht in het beleid.

–          De implementatie wordt gezien als een project die op den duur stopt.

–          Medewerkers zijn niet getraind en hebben te weinig kennis van de werking van het KMS en het onderhouden ervan.

–          Er wordt niet nagedacht over wat er gedocumenteerd moet worden, met als gevolg dat soms gewoonweg alles gedocumenteerd wordt. Daarmee ontstaat een enorme papierwinkel.

Naast de vier bovenstaande fouten, zij er natuurlijk nog veel meer op te noemen. Het komt erop neer dat een KMS op de juiste wijze geïmplementeerd dient te worden wil deze het gewenste effect en doelen behalen.

Onze tips
Natuurlijk hebben wij een aantal tips om een KMS op de juiste wijze te implementeren en hiermee je doel te behalen.

1. Zorg voor betrokkenheid van de directie en het management. Een goed voorbeeld doet volgen!
2. Geef het KMS meer aandacht zodra beleid of management verandert.
3. Zorg dat het kwaliteitsmanagementsysteem onderdeel wordt van de bedrijfscultuur. Promoot dit ook onder de medewerkers.
4. Laat de doelen van het KMS overeenkomen met de strategie en de doelstellingen van je organisatie.
5. Zorg dat de medewerkers deze doelen kennen en zorg dat zij weten dat een KMS bijdraagt aan verbetering van de resultaten.
6. Maak duidelijk dat een KMS geen project is, maar een doorlopend proces is en dat deze onderhouden moet worden.
7. Train medewerkers op het dagelijks gebruik en het onderhoud van het KMS. Door kennis te geven kan een medewerker hier beter mee werken en het onderhouden.
8. Biedt hiernaast ook meer ondersteuning binnen het proces van kwaliteitsbeheer.
9. Documenteer alleen wat er toe doet! Leg niet alles vast binnen je processen, maar denk erover na tot waar iets vast gelegd moet worden, in ieder geval níet tot in het oneindige!
10. Om er voor te zorgen dat het een on-going proces is, moet je interne audits uitvoeren. Op deze manier kom je fouten tegen die je kunt verbeteren om het doel te behalen. Belangrijk hierbij is om de medewerkers duidelijk te maken dat niet zij, maar het proces wordt beoordeeld.

Advies nodig bij het implementatieproces?
Heeft u onlangs een KMS opgezet, maar is deze nog geen onderdeel van de bedrijfscultuur en kunt u hulp gebruiken bij het implementeren van dit KMS? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze adviseurs staan voor u klaar!