De management review (of directiebeoordeling) is een beoordeling van de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem door het topmanagement van de organisatie. Voor veel organisaties is de management review eerder een last dan een lust: het is een verplicht nummer n.a.v. de ISO certificering, maar het is onduidelijk of de review nu feitelijk ook een toegevoegde waarde heeft voor de organisatie. SAM Kwaliteit maakt van uw management review een effectief stuurinstrument.

Van formaliteit naar stuurinstrument

Een management review wordt vaak gezien als formaliteit en bestaat feitelijk uit het ondertekenen van een door de kwaliteitsmanager opgesteld plan. Om de management review daadwerkelijk van waarde te laten zijn moet het management de koppeling leggen met de eisen van haar klanten: als deze eisen door het management aan de resultaten van de organisatie getoetst worden, komen de daadwerkelijke verbeteringen in beeld en wordt de management review een heel praktisch stuurinstrument. Dit vergt uiteraard tijd, zorg en aandacht en bovenal de overtuiging van directie en management dat de ISO 9001 norm een duurzame toegevoegde waarde voor de organisatie kan betekenen. Zorg daarom dat het topmanagement écht betrokken is bij de review. Het is immers een stuurinstrument voor de directie.

Het proces

Het proces omvat de voorbereiding, uitvoering en vastlegging van de review. Voor een optimaal resultaat is van belang dat de review degelijk wordt voorbereid: bespreek op voorhand met de kwaliteitsmanager welke processen in ieder geval aan de orde moeten komen, welke informatie geanalyseerd moet worden en welke feedback van klanten in ieder geval meegenomen wordt.
De uitkomsten van de voorbereiding worden tijdens een directieoverleg besproken door het management. Maak tijdens dit overleg gebruik van een procesbegeleider, zodat alle aandacht naar de inhoud kan gaan.
Wees tijdens de management review heel concreet: spreek oordelen uit en maak concrete afspraken en plannen. Leg deze vervolgens vast in bijvoorbeeld een actielijst of verbeterregister.
Als laatste: het is verstandig om tijdens de management review te bepalen welke processen of gegevens in de komende periode gemeten of getoetst moeten worden ten behoeve van de volgende review. Zo haalt u het meeste uit uw kwaliteitsmanagementsysteem en de in- en externe audits.

Stuurinformatie en concrete resultaten

Een succesvolle management review levert concrete input voor de organisatieplannen van het komende jaar en is niet alleen beschouwend. Het is belangrijk dat de review zinvol ingezet wordt en een onderdeel is van de dagelijkse werkzaamheden van de organisatie. Neem de review daarom op in de planning en controlecyclus. “Vanuit een beoordeling van de prestaties van de achterliggende periode, concrete besluiten nemen voor de toekomst” (Kwaliteit in bedrijf, ’15) is waar het om draait bij een management review.

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm zijn een aantal zaken gewijzigd m.b.t. de management review. Zo dient de organisatie nu bijvoorbeeld expliciet aan te geven of er in het kwaliteitsmanagementsysteem zaken veranderd moeten worden om de organisatiestrategie te kunnen (blijven) realiseren.

Heeft u vragen of behoefte aan adviezen over de management review of de wijzigingen door de komst van de nieuwe ISO 9001:2015? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om te kijken waar wij u bij kunnen helpen.